Nhu cầu sử dụng các mặt hàng thủy lực khí nén của các công ty, doanh nghiệp và xưởng thủ công nhỏ ngày càng tăng do sự mở rộng sản xuất, nhu cầu tự động hóa thủy lực khí nén lớn. Bơm thủy lực, xi lanh thủy lực khí nén, van thủy lực khí nén, ống thủy lực khí nén, đầu nối thủy lực, cút nối nhanh khí nén, bộ lọc dầu, bộ lọc khí nén gioăng phớt thủy lực khí nén là những mặt hàng thiết yếu hàng ngày. Ngày hôm nay mình sẽ cho anh em biết, qui trình nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam để anh em hình dung ra công việc của những nhà phân phối hàng nhập khẩu cho anh em. Let’s go !!!
1. Tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài
Trong những bài viết khác, mình toàn đề cập tới kiến thức cho anh em kĩ thuật, giới thiệu và chọn lựa máy móc thiết vị thủy lực khí nén. Bài hôm nay, vẫn tinh thần phục vụ anh em kĩ thuật, xong những anh em trong ngành phân phối thiết bị thủy lực hay những ai định nhập hàng trực tiếp từ nước ngoài về để dùng thường xuyên, mình sẽ giúp anh em biết được quy trình nhập khẩu hàng hóa. Cũng là để cho anh em biết được, giá trị của lô hàng thủy lực khí nén từ nước ngoài không chỉ đến từ chất lượng sản phẩm.
Bước đầu tiên trong hành trình nhập khẩu lô hàng hóa bơm thủy lực, xi lanh hay ống thủy lực khí nén từ nước ngoài là xác định được nhà cung cấp uy tín trong lĩnh vực thủy lực khí nén. Công việc này rất khó đối với những anh em ngoài ngành và không biết ngoại ngữ. Chính vì thế, nếu anh em nào đã từng tốt nghiệp đại học chuyên ngành thủy lực khí nén, hoặc có kinh nghiệm lâu năm với nghề, thì sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Hãng thủy lực khổng lồ Rexroth
Một số nhà cung cấp thiết bị thủy lực khí nén, những ông lớn trên thế giới mà nếu nghe thấy, anh em sẵn sàng chi tiền, chỉ cần có hàng như Rexroth, Parker, Festo, Yuken, Nok, SMC, SKF, Hitachi… Những sản phẩm của các hãng này thông thường có giá cả trên trời, chất lượng tốt, độ tin cậy cao và thời gian sử dụng coi như tính bằng năm. Mua hàng xong là anh em yên tâm.
Tuy nhiên, không phải công ty hay doanh nghiệp nào cũng dám bỏ số tiền lớn ra để sở hữu những sản phẩm tốt nhất cho hệ thống thủy lực khí nén của mình. Thế nên, anh em nào muốn phân phối hàng của những ông lớn này, coi chừng sẽ bị đọng vốn.
Khó khăn tiếp theo nếu bạn muốn kinh doanh hàng hóa từ những nhà sản xuất thủy lực khí nén uy tín từ nước ngoài là, hàng hóa của họ có chất lượng và giá cả rất cao. Rất nhiều mặt hàng đặt trước hàng tháng trời họ mới gom hàng để sản xuất. Thông thường, thời gian sẽ mất khoảng 3 tới 5 tháng cho một sản phẩm out stock từ Rexroth, Parker hay Siemen. Công ty nào chờ đợi được trừ khi đặt hàng dự trữ.
Trụ sở của hãng khí nén nổi tiếng Nhật Bản SMC
Tiếp theo, mình sẽ giới thiệu cho anh em những nhà sản xuất mặt hàng thủy lực khí nén có uy tín, chất lượng ổn mà giá cả và thời gian giao hàng nhanh hơn nhiều. Đó là những nhà sản xuất và phân phối các thiết bị thủy lực khí nén đến từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan hay ông bạn hàng xóm Trung Quốc ngay cạnh. Mặt hàng thủy lực khí nén nói chung có độ bền, độ chính xác cao nên những sản phẩm châu á dường như ít được đánh giá cao như những sản phẩm đến từ châu âu như Liên Xô, Đức, Pháp, Áo hay Ý, hoặc từ Bắc Mĩ, vốn đã nổi tiếng vì chất lượng hàng hóa của họ lên tới cả trăm năm.
Thế nhưng, đối với những sản phẩm được các kĩ sư thủy lực, thợ thủy lực tự đánh giá là ít quan trọng, ưu tiên về giá cả, họ vẫn sử dụng thường xuyên hàng châu á, thậm chí là Trung Quốc cũng chọn vì hàng sẵn, giá lại ok và thời gian giao hàng là trong ngày. Những sản phẩm này dễ phân phối và thường dùng cho những hệ thống nhỏ lẻ, xưởng, hoặc ứng dụng có dừng cả tuần cũng không ảnh hưởng tới doanh thu nhà máy.
Giới thiệu qua cho anh em biết về tính chất và đặc tính của các sản phẩm cũng như nhà sản xuất thủy lực khí nén hiện nay để anh em tìm kiếm nhà phân phối hàng cho phù hợp với đối tượng khách hàng. Hãy tìm kiếm cho mình khoảng 5 nhà cung cấp mà bạn thấy ok nhất, cho họ vào danh sách vàng nhé.
Hợp tác cùng nhau phát triển lâu dài
Tiếp theo, anh em cần chat với họ. Cách thông dụng nhất mà mình hay sử dụng là mail, gọi điện trực tiếp hoặc chat qua ứng dụng. Một email chào hỏi và đặt vấn đề là bước khởi đầu cho sự hợp tác làm ăn lâu dài khi mua bán xuyên ranh giới. Hãy giới thiệu cho họ biết, bạn đại diện cho công ty nào, tầm cỡ ra sao, và mong muốn hợp tác làm ăn buôn bán với họ về những sản phẩm gì trong thời gian tới. Để có thể làm được điều này, ngoại ngữ là điểm then chốt cho thương vụ này. Tiếng anh trong lĩnh vực thương mại và kĩ thuật phải trôi chảy để gây ấn tượng tốt với khách hàng rằng, bạn đang đại diện cho một công ty có tầm cỡ Việt Nam trong lĩnh vực thủy lực khí nén.
liên hệ nhà cung cấp khí nén thủy lực nước ngoài
Một cuộc đàm phán thành công sẽ được chốt bằng lịch hẹn gặp mặt trực tiếp tại nhà máy sản xuất của họ. Lưu ý rằng, những nhà sản xuất thủy lực khí nén có tầm cỡ, họ sẽ chỉ có thể dành chút thời gian cho bạn hoặc nếu bạn là nhà phân phối hàng lớn thì họ mới quan tâm tới bạn. Còn không, hãy gặp những nhà thương mại, họ sẽ dành cho bạn thời gian nhiều hơn. Nhà sản xuất họ sẽ không bán lẻ nhé anh em.
Hãy lên lịch hẹn gặp họ vào một ngày nào đó mà hai bên có thể tham gia được. Book lịch bay ghé thăm headquater của nhà sản xuất để gặp gỡ trao đổi chính sách với bên họ để tạo mối làm ăn lâu dài sau này. Hãy đến tận nơi để xem quy mô và thế mạnh của từng nhà sản xuất hàng thủy lực khí nén. Thông thường thì mỗi nhà sản xuất họ sẽ có một vài thế mạnh riêng về kĩ thuật và giá cả. Hãy tìm lấy cho mình những nhà sản xuất tốt nhất để nhập hàng cạnh tranh về chất lượng và giá cả.
Tham quan xưởng sản xuất hàng hóa
Việc quan trọng cuối cùng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín để mua hàng nhập khẩu từ nước ngoài là buổi gặp gỡ với họ bên nước của họ. Hãy nhớ mang theo một vài món quà, món ăn đặc trưng của chúng ta để tặng họ, vì người nước ngoài, họ cũng rất trọng việc tặng quà. Điều này nếu anh em nào từng làm ăn với người Nhật, họ tôn nghiêm chặt chẽ câu thành ngữ, lời chào cao hơn mâm cỗ.
Buổi thảo luận về hợp tác làm ăn giữa cung cấp và các bạn sẽ chỉ diễn ra trong buổi, vậy nên, sau khi chào hỏi tìm hiểu nhau, anh em hãy yêu cầu họ dẫn đi tham quan xưởng sản xuất. Hãy đánh giá tình hình sản xuất của họ vì trong tương lai, những sản phẩm họ đang làm sẽ là uy tín và chất lượng của bạn.
2. Lấy báo giá sản phẩm và catalogue từ nhà sản xuất
Những nhà sản xuất thủy lực khí nén luôn có những magezine, những quotation, và policy cho nhà phân phối của họ, nhất là những nhà phân phối mà trên thị trường mới, nhà phân phối độc quyền, chính sách của họ rất tốt cho bạn.
cataloge từ hãng thủy lực Parker
Công việc khó khăn nhất của anh em tiếp theo là hãy chuyển hóa những thông số kĩ thuật, những doccument của họ thành tiếng việt để khách hàng của bạn có thể tiếp cận, dễ dàng lựa chọn những sản phẩm ấy. Những sản phẩm kĩ thuật là những mặt hàng khó khăn nhất trong việc renew lại bởi vì, bạn cần phải biết kết hợp những thông số kĩ thuật của sản phẩm với tính năng, lợi ích mà khách hàng cần cho hệ thống thủy lực khí nén của họ.
Hầu hết những khách hàng mua sản phẩm của anh em là dân logistic. Trong những công ty chế xuất, hay công ty thương mại, người liên hệ với bạn để mua hàng, không phải là kĩ thuật. Họ có luôn một đội chuyên săn tìm những công ty tốt nhất cung cấp hàng cho họ. Tất nhiên, họ đều xuất thân từ các lò đào tạo rất năng động như ngoại thương, kinh tế, thương mại hay kinh doanh.
Giá là mối quan tâm duy nhất với dân logistic
Với đặc điểm của người đi mua hàng là quan tâm tới giá cả nhiều hơn và kĩ thuật thì xấp xỉ bằng 0, những nhà cung cấp hàng thủy lực khí nén sẽ phải làm việc vất vả hơn. Anh em sẽ cần phải giải thích những khái niệm, những con số hiển nhiên mặc định cho họ, và có thể là rất nhiều lần, và chốt lại bằng câu giá cao hoặc bên anh chị, công ty có thể giảm giá không. Bán hàng cho những người này thực sự rất mệt và anh em cần phải nói chuyện rất nhiều lần. Thế nên, hãy chuẩn bị những tài liệu thật ngắn gọn mà dễ hiểu gửi cho họ, để họ có thể tự lựa chọn. Với lượng khách hàng vài trăm một ngày, thì việc giải thích và hướng dẫn họ không phải là vấn đề nhỏ.
Giá của sản phẩm thủy lực khí nén, thông thường sẽ cao vì đặc thù của ngành. Thứ nhất, những mặt hàng thủy lực khí nén toàn là những mặt hàng chế tạo bằng vật liệu tốt, độ chính xác cao, độ bền thì phải khủng vì áp suất làm việc thuộc loại cẩu xúc, đào hay lu. nói thế chắc anh em hiểu rồi chứ.
Hãy luôn cộng cả giá dịch vụ vào sản phẩm mà anh em phân phối, vì hầu hết những sản phẩm thủy lực khí nén bạn sẽ phải hỗ trợ họ về khâu lắp đặt, bảo dưỡng cũng như tư vấn lựa chọn và vận hành. Anh em cung cấp hàng cho họ và hãy xác định rằng, họ sẽ gọi cho anh em cả tuần sau đó nếu như họ gặp bất cứ vấn đề gì về lắp đặt. Đây là đặt thù của ngành nên hãy cộng cả giá sản phẩm vào và phục vụ khách hàng tận tâm nhất nhé.
3. Lên đơn hàng nhập khẩu hàng từ nước ngoài thủy lực khí nén
Trước hết, để có thể nhập khẩu được hàng hóa từ nước ngoài về, anh em phải từ cấp độ công ty. Việc mua bán các sản phẩm từ nước ngoài về hợp lệ, anh em nhất thiết phải là công ty nhập khẩu hàng hóa.
Việc lấy giá sản phẩm từ nhà sản xuất, ở bước trên mình đã hướng dẫn cho anh em rồi. Hãy chuẩn bị đơn đặt hàng với đầy đủ nội dụng theo ảnh dưới đây.
đơn đặt hàng nhập khẩu cút nối khí nén
Tại những công ty thương mại thường xuyên nhập khẩu hàng hóa, luôn có những phần mềm hỗ trợ quản lí sản phẩm rất hiệu quả. Họ quản lí từ việc đặt tên sản phẩm bằng 2 ngôn ngữ, mã sản phẩm nội bộ và từ nhà cung cấp, giá của sản phẩm cho tới khách hàng và nhà cung cấp. Họ quản lí chặt chẽ mọi thông tin để phục vụ cho đơn hàng sắp nhập khẩu về, số lượng và giá cả của đơn hàng vừa về. Sự tồn sư hàng hóa cũng như số lượng đã xuất từ hôm qua, hôm kia. Cuối mỗi tháng, họ kiểm kê số lượng toàn bộ hàng nhập về đưa ra, mọi con số phải khớp nhau.
Tuy nhiên, nếu như anh em là công ty hay doanh nghiệp nhỏ, không nhất thiết phải sử dụng hay mua những phần mềm đắt đỏ như thế. Mỗi phần mềm xử lí chuyên nghiệp như vậy có giá cả nửa tỉ một năm. Anh em nhập khẩu hàng hóa buôn bán dùng excel và tự quản lí hàng hóa được rồi. Hãy thông minh và gọn gàng bố trí quản lí hàng hóa cuối ngày. Việc nhập khẩu hàng hóa và phân phối diễn ra hàng ngày nên hãy thống kê lại thật chuẩn xác.
Những mẫu form đặt hàng nhập khẩu thủy lực từ nước ngoài hãy chuẩn bị một cách chuyên nghiệp, bằng tiếng anh. Việc đánh giá một công ty qua chứng từ là điều mà các công ty sản xuất thủy lực khí nén nước ngoài rất hay chú trọng. Hãy tham khảo những mẫu Purchase order để tự xây dựng cho mình một mẫu dùng chung cho tất cả lô hàng nhập.
Về cơ bản, một mẫu đơn đặt hàng thủy lực khí nén PO( purchase order) sẽ bao gồm các mục dưới đây.
hóa đơn bán hàng ống khí nén chịu áp
Tên công ty của anh em nhập khẩu, đi kèm địa chỉ. Tất cả mình xin lưu ý anh em phải sử dụng tiếng anh nhé.
Thông tin về công ty cung cấp các thiết bị thủy lực khí nén từ bên nước ngoài, địa chỉ đi kèm và thông tin liên hệ.
Số đơn đặt hàng và ngày để hai bên có thể quản lí do việc mua bán giữa các bên số lượng nhiều, nhiều đợt và nhiều khách hàng.
Cột bên dưới chính là tên, mã sản phẩm, đơn giá và tổng tiền. Những con số phải thật chính xác vì nó ảnh hưởng tới việc giao hàng đúng số lượng và thanh toán giữa hai bên nhập và xuất khẩu.
Tiếp đến là thời gian giao hàng. Đây là thời hạn mà nhà sản xuất đưa ra cho chúng ta. Nếu hàng hóa nhập khẩu in stock, hàng sẽ được chuyển ngay khi đặt hàng và thanh toán. Nếu hàng out stock, chúng ta sẽ mất cả tuần, hoặc cả tháng trời.
Phần dưới cùng chính là các điều khoản đi kèm. Điều khoản đầu tiên là điều khoản vận chuyển hàng hóa. Chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu từ nước ngoài về ai sẽ thanh toán. Hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài có mua bảo hiểm hay không? Trong trường hợp thiếu hàng thì sẽ thỏa thuận xử lý như thế nào?
kí duyệt đơn hàng nhập khẩu
Điều khoản thanh toán cũng phải nằm trong đơn đặt hàng để hai bên lấy làm cơ sở cho việc xuất hóa đơn thanh toán sau này. Tùy theo thỏa thuận trước của công ty mình với công ty sản xuất hàng, hai bên sẽ thanh toán trước, thanh toán sau hoặc là thanh toán hàng bao nhiêu phần trăm giá trị của lô hàng.
Phần kí và đóng dấu xác nhận sẽ là thông điệp gửi đến cho nhà cung cấp đơn đặt hàng. Cần có chữ kí và con dấu của cả hai bên. Scan gửi qua Email để hai bên thống nhất và thế là đơn hàng đã lên xong. Hãy chờ thời gian họ feedback và giao hàng gửi lịch bay.
4. Chờ thông báo hàng đến từ hãng vận chuyển nước ngoài
Trước khi hàng cập cảng khoảng 1 ngày hoặc cùng ngày, hãng hàng không hoặc đường biển sẽ gửi thông báo hàng đến cho công ty nhập khẩu hàng hóa. Anh em sẽ phải kiểm tra chứng từ mà họ gửi về bao gồm hóa đơn nhập khẩu Invoice, danh sách đóng gói hàng theo cân kiện Packing list, vận đơn vận chuyển hàng hóa airway bill hoăc bill.
thông báo hàng đến lô nhập hàng ống thủy lực
Một số hãng vận chuyển hàng không và đường biển có dịch vụ vận chuyển hàng hóa rất tốt cả về thời gian và dịch vụ. Hãng vận chuyển hàng quốc tế FedEx, Hitachi, NNR, DHL… mà bên mình hay sử dụng.
Tất cả những thông tin cần phải chính xác và khớp nhau, nếu sai, phải yêu cầu bên nhà cung cấp hàng hóa và nhà vận chuyển sửa ngay vì nó còn liên quan tới các mục thanh toán cũng như khai báo sau này. Nếu chứng từ ok, hãy khai báo hải quan cho lô hàng nhập về.
5. Khai báo hải quan cho lô hàng nhập khẩu nước ngoài
Bất cứ lô hàng nào nhập khẩu về Việt Nam đều phải được sự cho phép của cơ quan hải quan. Để xin giấy phép nhập hàng hóa nhập khẩu, bạn cần tiến hành thông quan trên phần mềm hải quan. Nếu bạn là công ty chế xuất hay công ty thương mại thường xuyên nhập hàng hóa từ nước ngoài, bạn hãy mua phần mềm khai báo hải quan như Ecuss để khai báo.
khai báo hải quan lô hàng ống khí nén từ nước ngoài
Nếu bạn nhập hàng hóa từ nước ngoài về với số lượng ít, hoặc chỉ nhập về dùng thì hãy thuê bên hãng vận chuyển, họ làm dịch vụ luôn cho bạn. Anh em nào ít hàng thì hãy thuê họ để tiện và giảm chi phí thuê người.
Với công ty hay doanh nghiệp thương mại, chế xuất, việc khai báo hải quan trên phần mềm đòi hỏi người có chuyên môn vì nó liên quan nhiều tới pháp lí. Lưu ý rằng, nếu sai bất cứ một thông tin gì hay không trùng khớp trong chứng từ với khai báo, lô hàng sẽ bị delay để giải quyết. Công ty của bạn sẽ mất chi phí và thời gian cho lô hàng đó.
Việc hướng dẫn khai báo hải quan cho các lô hàng nhập, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn sau. Hiện tại, các bạn có thể tham khảo trên kênh youtube mình đã trình bày một số loại hình nhập khẩu hàng hóa mà mình đã làm cho anh em.
Nói chung, anh em sẽ khai báo và tới cơ quan hải quan để thông quan cho lô hàng nhập. Nếu đáp ứng được đầy đủ các quy định, các bước thì anh em sẽ nhận được quyết định thông quan cho phép hàng đi qua khu vực giám sát như thế này.
6. Vận chuyển hàng nhập khẩu từ Nội Bài airport hoặc Hải Phòng Port
Đến bước này, hàng hóa của anh em coi như thuận buồm xuôi gió. Anh em mang theo các chứng từ và xe lên vận chuyển hàng hóa về.
Hãy đến đúng kho hàng của đơn vị vận chuyển hàng hóa quốc tế, trình chứng từ và họ sẽ phát hàng cho anh em chở về. Nhập kho là thủ tục cuối cùng anh em cần làm.
Theo dõi hàng hóa nhập khẩu hàng ống khí nén trên website Fedex
Trước khi kết thúc bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cách tra hàng hóa của bạn từ khi cất cánh tới lúc về kho công ty. Sau khi có được vận đơn của lô hàng, các bạn hãy lên các trang web chính thức của các hãng vận chuyển hàng, họ sẽ có nơi tra mã chuyến bay theo số vận đơn. Từng lộ trình một, lô hàng của bạn sẽ được thể hiện chi tiết tại các điểm giao hàng, sân bay trung chuyển, những sân bay quốc tế của lô hàng gom chuyến. Cuối cùng là sân bay nội bài hay cảng biển Hải Phòng. Người nhận hàng cuối cùng cũng sẽ có tên trong lịch trình chuyến bay.
Thế là qua vài bước bên trên, anh em đã có thể nhập được một lô hàng từ nước ngoài về. Việc nhập khẩu những lô hàng thủy lực khí nén yêu cầu những giấy chứng nhận CO certificate origin và CQ certificate quality là điều vô cùng quan trọng. Trong những bài viết sau, mình sẽ trình bày thêm cho anh em. Done !!!
Còn chần chừ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để có được sự hài lòng nhất. Với đội ngũ tiến sĩ kỹ sư trẻ năng động trong và ngoài nước trên 5 năm kinh nghiệm hi vọng sẽ mang lại sự lựa chọn tốt nhất cho khách hàng.
Sự cố của các bạn là trách nhiệm của chúng tôi! Gọi ngay đi!
